Vastuullinen toimitusketju

Olennaisuus

Toimitusketjut ovat tärkeä osa tuotteiden ja palvelujen vastuullisuutta, ja Sampo-konsernin yhtiöt painottavatkin vastuullisuustekijöitä toimiessaan alihankkijoiden kanssa. Vastuullisuusnäkökohdat voivat aiheuttaa merkittäviä maine- ja operatiivisia riskejä, ellei niitä hallita oikein. Sampo-konsernin yhtiöt ostavat merkittäviä määriä tuotteita ja palveluja erityisesti korvausten käsittelyn yhteydessä, joten yhtiöillä on vaikutusta talouteen, ympäristöön ja ihmisiin. 

Konsernin hallintotapa

Sampo-konsernin toimintaperiaatteet asettavat konsernitason vaatimukset vastuulliselle toimitusketjujen hallinnalle. Toimintaperiaatteiden mukaan konserniyhtiöt edellyttävät myös alihankkijoiden ja muiden yhteistyökumppanien noudattavan konsernin toimintaperiaatteita omassa toiminnassaan ja alihankintaketjuissaan. Lisäksi konserniyhtiöiden tulisi pyrkiä ottamaan ESG-näkökohdat, ilmastonmuutos mukaan lukien, huomioon toimitusketjun hallinnassa. Jokaisella konserniyhtiöllä on myös täydentäviä ja yksityiskohtaisempia politiikkoja, ohjeita ja prosesseja. 

Sampo-konsernin yhtiöiden tuotteisiin ja palveluihin voi liittyä esimerkiksi alihankkijoiden toteuttamia kiinteistö-, ajoneuvo- ja irtaimistokorjauksia, terveys- ja sairaalapalveluja sekä matkustamiseen liittyviä palveluja. Lisäksi konserniyhtiöt hankkivat muun muassa ulkopuolisia konsultointipalveluja, toimistotarvikkeita ja IT-laitteita oman toimintansa tarpeisiin. 

Suhteet alihankkijoihin vaihtelevat ostetun tuotteen tai palvelun tyypin mukaan, ja ne voivat olla pitkäaikaisia tai lyhytaikaisia, sopimukseen perustuvia tai perustumattomia taikka projektiin tai tapahtumaan perustuvia. Sampo-konsernin yhtiöillä voi esimerkiksi olla korjaamoverkostoja, joilla on pitkäaikainen sopimussuhde konserniyhtiöiden kanssa. Toisaalta tietyt alihankkijat, kuten ulkopuoliset konsultit, palkataan tyypillisesti projektikohtaisesti, ja ne voivat olla joko pitkä- tai lyhytaikaisia. 

Sampo-konsernin yhtiöiden alihankkijoilla voi olla toimialakohtaisia ominaisuuksia, mutta ne vaihtelevat ostetun tuotteen ja palvelun mukaan. Esimerkiksi jälleenrakentaminen on yleensä erittäin työvoimavaltaista. Irtaimistovahinkojen korvaaminen on puolestaan pääomavaltaista, kun esine korvataan uudella vastaavalla esineellä, mutta työvoimavaltaista, jos esine korjataan. 

Konsernin tavoitteet ja päämäärät

Sampo-konsernin yhtiöt pyrkivät siihen, että niiden toimitusketjut olisivat korkeatasoisia. 

If on sitoutunut kannustamaan ja tukemaan alihankkijoitaan ja kumppaneitaan vastuullisten liiketoimintamallien käyttöönotossa. Vaatimalla aktiivisesti innovatiivisia ratkaisuja, resurssitehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta alihankkijoilta If pyrkii minimoimaan kielteiset vaikutuksensa ja edistämään kestävää ja vastuullista tuotantoa ja kulutusta. Tiukat vaatimukset ja läheinen yhteistyö alihankkijoiden ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa antavat Ifille mahdollisuuden kehittää liiketoimintaansa ja edistää samalla kestävää kehitystä. If sekä sen alihankkijat ja liikekumppanit pyrkivät aina minimoimaan energian, veden ja raaka-aineiden kulutuksen toiminnoissaan sekä käyttämään uudelleen ja kierrättämään mahdollisimman paljon. Materiaalin käytön vähentäminen kulkee usein käsi kädessä sekä rahan että ajan säästämisen kanssa.  

Alihankkijoiden toimintaperiaatteet

Ifillä on alihankkijoiden toimintaperiaatteet (Supplier Code of Conduct), joissa määritellään vähimmäisvaatimukset, joiden noudattamista If edellyttää yhteistyökumppaneiltaan. YK:n Global Compact -aloitteen kymmeneen periaatteeseen ja niiden taustalla oleviin sopimuksiin ja julistuksiin perustuvat toimintaperiaatteet kattavat esimerkiksi ihmisoikeudet, työkäytännöt, ympäristönsuojelun ja ilmastonmuutoksen sekä korruption vastaisen työn. Ifin korvauskäsittelyn urakoitsijoiden, kuten ajoneuvo- tai kiinteistökorjausurakoitsijoiden, on noudatettava Ifin alihankkijoiden toimintaperiaatteita. Urakoitsijoiden on esimerkiksi varmistettava kaikkien työntekijöiden oikeudenmukainen ja tasapuolinen kohtelu, toteutettava asianmukaisia toimenpiteitä yksityisyydensuojasta ja salassapidosta huolehtimiseksi, edistettävä ympäristöystävällisten teknologioiden kehittämistä ja käyttöä sekä kilpailtava reilusti ja rehellisesti. 

Kaikkien työntekijöiden, jotka hankkivat tuotteita tai palveluja Ifin toimistoihin sekä korvausten käsittelyyn ja selvittelyyn liittyen, on sisällytettävä toimintaperiaatteet hankintasopimuksiinsa. Vaatimus koskee sekä uusia että uusittavia sopimuksia. Toimintaperiaatteet koskevat alihankkijoita, joiden kanssa If harjoittaa liiketoimintaa, mukaan lukien tytäryhtiöt ja alihankkijoiden alihankkijat. Ne koskevat myös kaikkia alihankkijoiden kokoaikaisia ja osa-aikaisia työntekijöitä. 

Ifin alihankkijoiden toimintaperiaatteet (englanniksi, www.if.se)

Toimialakohtaiset vaatimukset

Ifin kiinteistö- ja ajoneuvokorjausurakoitsijat eivät ainoastaan noudata yhtiön alihankkijoiden toimintaperiaatteita vaan myös sen toimialakohtaisia ympäristövaatimuksia, jotka sisällytetään ostosopimuksiin. Vaatimukset koskevat kuljetuksia, energiankulutusta, materiaalien käyttöä, vedenkulutusta sekä kemikaalien, vaarallisten aineiden ja jätteiden käsittelyä. Korjausprosessien yhteydessä syntyvän jätteen ja materiaalien asianmukainen käsittely on yksi Ifin prioriteeteista. Siksi If kannustaa urakoitsijoita minimoimaan resurssien ja materiaalien kulutuksen ja käyttämään uudelleen ja kierrättämään mahdollisimman paljon. 

Kiinteistökorjaukset

If tekee yhteistyötä yli 1 200 kiinteistönkorjausurakoitsijan kanssa, jotka suorittavat ensimmäisen vahinkotarkastuksen ja korjaavat Ifille ilmoitettuja vahinkoja. Urakoitsijoilla on käytössään kaksi mobiilityökalua, In4mo ja MEPS, joilla he voivat raportoida ja laskea omaisuusvahinkoja digitaalisesti paikan päällä. Työkaluilla varmistetaan tehokas prosessi omaisuusvahinkojen korvauskäsittelyn kaikissa vaiheissa, ja ne auttavat urakoitsijoita täyttämään Ifin prosessivaatimukset. Järjestelmä minimoi myös matkustamisen ja antaa Ifille keinon mitata, kuinka paljon jätettä on syntynyt vahinkopaikalla. 

If etsii jatkuvasti uusia tapoja vähentää materiaalien käyttöä, lisätä uudelleenkäyttöä ja kierrätystä sekä minimoida jätettä. Esimerkiksi kiinteistönkorjausurakoitsijoita koskevat uudet ympäristövaatimukset edellyttävät, että materiaalit tilataan suoraan vahinkopaikalle kuljetuksen vähentämiseksi. Vaatimuksiin sisältyy myös määräyksiä ympäristösertifioidun materiaalin käytöstä, jos sellaista on saatavilla, ja sähkö- ja hybridiajoneuvojen käytön lisäämisestä.

Ajoneuvokorjaukset

Ifillä on noin 3 000 urakoitsijaa, jotka suorittavat ajoneuvokorjauksia. Yhtiö tekee tiivistä yhteistyötä korjaamojen kanssa ja seuraa niiden toimintaa säännöllisesti raportoinnin ja tapaamisten avulla. Näin varmistetaan, että ne täyttävät Ifin vaatimukset. Urakoitsijoiden on kirjattava korjausprosessit ja -menetelmät korjauslaskentajärjestelmiin. Uudelleenkäytettyjen ja kierrätettyjen varaosien määrä ilmoitetaan kuukausittain. Keskeisiä, yhteistyökumppaneiden toimintaperiaatteita täydentäviä ympäristövaatimuksia ovat korjaaminen uusien osien käytön sijaan ja varaosien uudelleenkäyttö. Tämän ansiosta Ifin kumppanit uudelleenkäyttävät vuosittain tuhansia tonneja metallia ja muovia. 

Alihankkijoiden riskiarvioinnit ja auditoinnit

If tekee tiivistä yhteistyötä alihankkijoidensa kanssa ja seuraa niiden toimintaa säännöllisesti raportoinnin ja tapaamisten avulla. If arvioi kaikki uudet ja nykyiset suuret alihankkijat ja tekee tarkastuksia varmistaakseen, että yhtiön käytäntöjä, kuten alihankkijoiden toimintaperiaatteita, noudatetaan. Jos tarkastuksissa havaitaan Ifin periaatteiden vastaisuutta, seuraamuksena voi olla alihankkijan tarkempi auditointi. Ensimmäinen askel säännösten noudattamatta jättämisen korjaamiseksi on varmistaa mitä on tapahtunut, ja selvittää tapahtuneeseen johtaneet syyt. Analyysin tuloksista riippuen korjaavia toimiva voivat olla esimerkiksi prosessien parantaminen, virheiden korjaaminen (esim. laskutusvirheet) tai rahallinen hyvitys. Jos virhe tai sopimusrikkomus on suuri, se voi johtaa sopimuksen purkamiseen. 

Henkilöstön koulutus

Ifin korvauskäsittely-yksiköiden hankintapäälliköt, konsernipalvelujen toimitila- ja hankintapäälliköt ja juristit ovat saaneet koulutusta alihankkijoiden toimintaperiaatteiden soveltamisesta. Korvauskäsittely-yksiköiden hankintapäälliköt saavat koulutusta myös toimialakohtaisista vaatimuksista. 

Yli 95 prosenttia Topdanmarkin alihankkijoista toimii Tanskassa, ja loput, lähinnä IT-ohjelmistotoimittajat, sijaitsevat ympäri maailmaa. Topdanmark kartoittaa suorat (taso 1) alihankkijat palvelu- ja tuotekategorian ja kustannusten mukaan. Tietyissä sopimuksissa, joissa on muita oikeudellisia varotoimia tai määräyksiä (esim. ulkoistaminen), on myös kartoitettu henkilötietoja käsittelevät tason 2 alihankkijat tai vastaavat. 

Topdanmark arvioi toimitusketjunsa alihankkijoita YK:n Global Compact -periaatteiden perusteella. YK:n Global Compact -periaatteiden noudattamatta jättäminen, ei ole ainoastaan ristiriidassa Topdanmarkin vastuullisuuspolitiikan kanssa, vaan se voi myös vahingoittaa yhtiön mainetta ja siten vaikuttaa tulokseen. 

Topdanmark saa alihankkijoilta palautetta tarjouskilpailujen ja sopimusneuvottelujen yhteydessä (esimerkiksi alihankkijoiden toimintaperiaatteista). Topdanmarkin alihankkijoiden toimintaperiaatteet koskevat myös kolmansia osapuolia. 

Alihankkijoiden vastuullisuusohjelma

Topdanmarkilla on toimitusketjun vastuullisuusohjelma. Siihen kuuluvat: 

  • Alihankkijoiden toimintaperiaatteet, joissa asetetaan vähimmäisvaatimukset alihankkijoille, jotka toimittavat tavaraa ja palveluja Topdanmarkille sopimussuhteella, ja jotka on sisällytettävä uusiin sopimuksiin ja neuvoteltava mukaan olemassa oleviin sopimuksiin.
  • Valittuja alihankkijoita koskevat sopimuksiin sisällytettävät lisävaatimukset (esim. kasvihuonekaasupäästöjen vähentäminen, kiertotalous), mikäli sitä pidetään tarpeellisena kokonaisanalyysin perusteella.
  • Alihankkijoista koostuva ESG-kohderyhmä, jossa on edustajia useista alihankkijaryhmistä.
  • Sellaisten valittujen alihankkijoiden auditointi, joihin sovelletaan erityisiä sopimusperusteisia ESG-vaatimuksia.
  • Toimistotarvikkeiden (esim. kynien, paperien, messutarvikkeiden) hankinnan ohjaaminen vastuullisempaan suuntaan.

Topdanmarkin alihankkijoiden toimintaperiaatteet (englanniksi, www.topdanmark.com)

Alihankkijoiden riskiarvioinnit ja auditoinnit

Topdanmarkilla on alihankkijoista koostuva ESG-kohderyhmä, jossa on edustajia useista alihankkijaryhmistä, jotka on valittu esimerkiksi alakohtaisten vastuullisuusriskien, maantieteellisen sijainnin, toimitusketjun, markkinadynamiikan, menojen ja koon perusteella. Topdanmark suorittaa ryhmän alihankkijoille ESG-seulonnan käyttäen kyselylomaketta. Kyselyssä tarkastellaan ympäristö- ja ihmisoikeusasioita sekä työkäytäntöjä. Kaikki alihankkijat pisteytetään kyselylomakkeen vastausten perusteella ja pisteet ilmoitetaan alihankkijoille. Tarvittaessa Topdanmark voi käydä myös vuoropuhelua alihankkijan kanssa. ESG-seulonta on integroitu alihankkijoiden valintaprosessiin. 

Topdanmark ei ole havainnut yhtään suoraa alihankkijaa, johon liittyisi erityisen suuri pakkotyön, modernin orjuuden tai ihmiskaupan riski. Riskejä voi mahdollisesti esiintyä tasoilla 2 tai 3 (esim. varaosien ja elektroniikan tuotanto), mutta Topdanmarkilla ei ole suoria suhteita tasojen 2 ja 3 alihankkijoihin. 

Henkilöstön koulutus

Topdanmarkin hankintaosasto saa ohjeistusta yhtiön vastuullisuusyksiköltä alihankkijoiden toimintaperiaatteisiin ja ESG-seulontaan.

Hastings tekee yhteistyötä alihankkijoidensa kanssa painottaakseen toimitusketjun vastuullisuuden merkitystä. Viestimällä yhtiön arvoista ja periaatteista alihankkijoille Hastingsin tarkoituksena on yhdenmukaistaa alihankkijan omat vastuullisuusstrategiat Hastingsin strategioiden kanssa ja varmistaa, että asiakkaille pystytään tarjoamaan parhaat palvelut, tuotteet ja hinnat. 

Alihankkijoiden riskiarvioinnit ja auditoinnit 

Hastings tekee alihankkijoiden due diligence -arviointeja yhtiön hankinta- ja alihankkijasuhteiden hallintapolitiikan mukaisesti. Yksittäisille alihankkijoille tehtävä due diligence -arviointi suhteutetaan alihankkijan kokoon ja alihankkijan mahdolliseen vaikutukseen Hastingsin liiketoimintaan. Vastuullisuus on keskeinen osa Hastingsin due diligence -prosessia. Kriittisiä alihankkijoita tarkastellaan läpi vuoden, joko kuukausittain tai vuosineljänneksittäin. 

Useimmat Mandatumin alihankkijoista tarjoavat palveluja suorina (taso 1) alihankkijoina. Niistä osa käyttää maailmanlaajuisesti toimivia epäsuoria (taso 2) alihankkijoita. Noin 50 prosenttia Mandatumin kaikista hankinnoista on ICT-konsultointipalveluja ja -lisenssejä. Muita hankintoja ovat markkinointi, HR, juridinen konsultointi ja toimitiloihin liittyvät palvelut. Sopimuksista noin 30 prosenttia on määräaikaisia. Pitkäaikaisia yhteistyösopimuksia Mandatumilla on kriittisiä ICT-palveluja tarjoavien kumppaneiden ja rahoituspalvelujen tarjoajien kanssa. 

Mandatumilla on ulkoistus- ja hankintapolitiikat, joita ulkoistamisesta ja hankinnoista vastaavien työntekijöiden on noudatettava. Mandatum noudattaa toimitusketjun hallintaa koskevia sääntelyvaatimuksia ja päivittää yrityksen politiikkoja niiden mukaan. 

Alihankkijoiden riskiarvioinnit ja auditoinnit

Mandatum tekee alustavan riskiarvioinnin kaikille alihankkijoille. Lisäksi liiketoiminnan kannalta kriittiset kumppanit käyvät läpi perusteellisen arviointiprosessin ennen yhteistyön alkua. Arvioinnissa tarkastellaan esimerkiksi alihankkijan rahoitusta ja vakavaraisuutta, operatiivista sietokykyä ja liiketoiminnan jatkuvuutta, oikeudellisia riskejä (mukaan lukien pakoteseulonta), vaatimustenmukaisuuteen liittyviä kysymyksiä, tietosuojaa, maineeseen liittyviä riskejä sekä eturistiriitoja. Kaikkia alihankkijoita pyydetään noudattamaan Sampo-konsernin toimintaperiaatteita. 

Mandatum tekee myös alihankkijoiden auditointeja, jotka perustuvat alustavaan riskiarviointiin. Mandatum hyödyntää sekä etänä (off-site) että paikan päällä (on-site) tehtäviä auditointeja. Etänä tehtävissä auditoinneissa Mandatum käyttää kyselylomakkeita. Etänä tehtyihin auditointeihin voi sisältyä myös aineiston läpikäyntiä ja haastatteluja. Paikan päällä suoritettavia auditointeja ovat esimerkiksi haastattelut, vierailut ja aineiston läpikäynnit.  

Auditointien tiheys riippuu alkuperäisestä riskiarvioinnista ja/tai viimeisimmän auditoinnin tuloksista. Jos tuloksissa havaitaan puutteita, tarkastuksen laajuutta ja kattavuutta voidaan lisätä. Mandatum ei aloita yhteistyötä alihankkijan kanssa, jos alihankkija ei täytä Mandatumin asettamia vaatimuksia. Jos alihankkijan huomataan toimivan vaatimusten vastaisesti yhteistyön aikana, alihankkijalle annetaan mahdollisuus korjata ongelmakohdat. Jos alihankkija ei korjaa ongelmia, Mandatum vaihtaa alihankkijaa. 

Katso myös: Toimintaperiaatteet

Päivitetty