Käytössäsi on vanha selainversio

Huomioithan, että sivusto ei välttämättä toimi oikein vanhentuneella selaimella. Suosittelemme selaimen päivittämistä tai toisen selaimen käyttämistä.

Tällä sivustolla käytetään evästeitä parhaan käyttäjäkokemuksen tarjoamiseksi. Jatkamalla sivuston selailua hyväksyt evästeiden käytön. Halutessasi voit muuttaa selaimesi asetuksia. Lisätietoja tietosuojailmoituksessamme.

Hyväksyn

Vastuullinen toimitusketju

Olennaisuus

Toimitusketjut ovat tärkeä osa tuotteiden ja palvelujen vastuullisuutta, ja Sampo-konsernin yhtiöt painottavatkin alihankkijoidensa vastuullisuutta. Vastuullisuusnäkökohdat voivat aiheuttaa merkittäviä maine- ja operatiivisia riskejä, ellei niitä hallita oikein.

Konsernin hallintotapa

Sampo-konsernin toimintaperiaatteet asettavat konsernitason vaatimukset vastuulliselle toimitusketjujen hallinnalle. Toimintaperiaatteiden mukaan konserniyhtiöt edellyttävät myös alihankkijoiden ja muiden yhteistyökumppanien noudattavan konsernin toimintaperiaatteita omassa toiminnassaan ja alihankintaketjuissaan. Lisäksi konserniyhtiöiden tulisi pyrkiä ottamaan ESG-näkökohdat, ilmastonmuutos mukaan lukien, huomioon toimitusketjun hallinnassa. Jokaisella konserniyhtiöllä on lisäksi täydentäviä ja yksityiskohtaisempia politiikkoja, ohjeita ja prosesseja, jotka ohjaavat vastuullista toimitusketjujen hallintaa.

Konsernin tavoitteet ja päämäärät

Sampo-konsernin yhtiöt pyrkivät siihen, että niiden toimitusketjut olisivat korkeatasoisia.

If

If ostaa merkittäviä määriä tuotteita ja palveluja erityisesti korvausten käsittelyyn liittyen. Yhtiö on sitoutunut kannustamaan ja tukemaan alihankkijoitaan ja kumppaneitaan vastuullisten toimintamallien käyttöönotossa.

Tiukat vaatimukset ja läheinen yhteistyö alihankkijoiden ja muiden yhteistyökumppanien kanssa antavat Ifille mahdollisuuden kehittää liiketoimintaansa ja edistää samalla kestävää kehitystä. If uskoo, että sen oman toiminnan ja yhteistyökumppaneiden korkeat eettiset standardit ja yhteistyökumppanien kannustaminen ja tukeminen ihmisoikeusasioissa ja työkäytännöissä sekä korruption ehkäisemisessä on tärkeää pitkän aikavälin menestyksen kannalta.

If ja sen alihankkijat pyrkivät minimoimaan energian, veden ja raaka-aineiden kulutuksen toiminnoissaan sekä käyttämään uudelleen ja kierrättämään mahdollisimman paljon. Materiaalin käytön vähentäminen kulkee usein käsi kädessä sekä rahan että ajan säästämisen kanssa.

Alihankkijoiden toimintaperiaatteet

Ifillä on alihankkijoiden toimintaperiaatteet (Supplier Code of Conduct), joissa määritellään vähimmäisvaatimukset, joiden noudattamista If edellyttää yhteistyökumppaneiltaan. Global Compact -aloitteen kymmeneen periaatteeseen ja niiden taustalla oleviin sopimuksiin ja julistuksiin perustuvat toimintaperiaatteet kattavat esimerkiksi ihmisoikeudet, työkäytännöt, ympäristönsuojelun ja ilmastonmuutoksen sekä korruption vastaisen työn.

Kaikkien työntekijöiden, jotka hankkivat tuotteita tai palveluja Ifin toimistoihin sekä korvausten käsittelyyn ja selvittelyyn liittyen, on sisällytettävä toimintaperiaatteet hankintasopimuksiinsa. Vaatimus koskee sekä uusia että uusittavia sopimuksia. Toimintaperiaatteet koskevat alihankkijoita, joiden kanssa If harjoittaa liiketoimintaa, mukaan lukien tytäryhtiöt ja alihankkijoiden alihankkijat. Ne koskevat myös kaikkia alihankkijoiden kokoaikaisia ja osa-aikaisia työntekijöitä.

Toimialakohtaiset vaatimukset

Ifin kiinteistö- ja ajoneuvokorjausurakoitsijat eivät ainoastaan noudata yhtiön alihankkijoiden toimintaperiaatteita vaan myös sen toimialakohtaisia ympäristövaatimuksia. Korjausprosessien yhteydessä syntyvän jätteen ja materiaalien asianmukainen käsittely on yksi Ifin prioriteeteista. Siksi If kannustaa urakoitsijoita minimoimaan resurssien ja materiaalien kulutuksen ja käyttämään uudelleen ja kierrättämään mahdollisimman paljon.

If on myös asettanut yksittäisille alihankkijoille vaatimustasot muoviosien korjauksille ja käytettyjen varaosien uudelleen käytölle. Kyseiset alihankkijat raportoivat Ifille muovikorjausten ja käytettyjen varaosien määristä kuukausittain sekä dokumentoivat korjausprosessinsa ja -menetelmänsä seurantajärjestelmiin.

Kiinteistökorjaukset

If tekee yhteistyötä yli 1 230 kiinteistönkorjausurakoitsijan kanssa, jotka suorittavat ensimmäisen vahinkotarkastuksen ja korjaavat Ifille ilmoitettuja vahinkoja. Urakoitsijoilla on käytössään kaksi mobiilityökalua, In4mo ja MEPS, joilla he voivat raportoida ja laskea omaisuusvahinkoja digitaalisesti paikan päällä. Työkaluilla varmistetaan tehokas prosessi omaisuusvahinkojen korvauskäsittelyn kaikissa vaiheissa, ja ne auttavat urakoitsijoita täyttämään Ifin prosessivaatimukset. Järjestelmä minimoi myös matkustamisen ja antaa Ifille keinon mitata, kuinka paljon jätettä on syntynyt vahinkopaikalla.

If etsii jatkuvasti uusia tapoja vähentää materiaalien käyttöä, lisätä uudelleenkäyttöä ja kierrätystä sekä minimoida jätettä. Esimerkiksi kiinteistönkorjausurakoitsijoita koskevat uudet ympäristövaatimukset edellyttävät, että materiaalit tilataan suoraan vahinkopaikalle kuljetuksen vähentämiseksi. Vaatimuksiin sisältyy myös määräyksiä ympäristösertifioidun materiaalin käytöstä, jos sellaista on saatavilla, ja sähkö- ja hybridiajoneuvojen käytön lisäämisestä.

Ajoneuvokorjaukset

Ifillä on noin 3 000 urakoitsijaa, jotka suorittavat ajoneuvokorjauksia. Yhtiö tekee tiivistä yhteistyötä korjaamojen kanssa ja seuraa niiden toimintaa säännöllisesti raportoinnin ja tapaamisten kautta. Näin varmistetaan, että ne täyttävät Ifin vaatimukset. Urakoitsijoiden on kirjattava korjausprosessit ja -menetelmät korjauslaskentajärjestelmiin. Uudelleenkäytettyjen ja kierrätettyjen varaosien määrä ilmoitetaan kuukausittain. Keskeisiä, yhteistyökumppaneiden toimintaperiaatteita täydentäviä ympäristövaatimuksia ovat korjaaminen uusien osien käytön sijaan ja varaosien uudelleenkäyttö. Tämän ansiosta Ifin kumppanit uudelleenkäyttävät vuosittain tuhansia tonneja metallia ja muovia.

Alihankkijoiden riskiarvioinnit ja auditoinnit

If tekee tiivistä yhteistyötä alihankkijoidensa kanssa ja seuraa niiden toimintaa säännöllisesti raportoinnin ja tapaamisten avulla. If arvioi kaikki uudet ja nykyiset suuret alihankkijat ja tekee tarkastuksia varmistaakseen, että yhtiön käytäntöjä, kuten alihankkijoiden toimintaperiaatteita, noudatetaan. Jos tarkastuksissa havaitaan Ifin periaatteiden vastaisuutta, seuraamuksena voi olla alihankkijan tarkempi auditointi.

Ensimmäinen askel säännösten noudattamatta jättämisen korjaamiseksi on kuitenkin varmistaa mitä on tapahtunut ja mitkä ovat tapahtuneeseen mahdollisesti johtaneet syyt. Analyysin tuloksista riippuen korjaavia toimiva voivat olla esimerkiksi prosessien parantaminen, virheiden korjaaminen (esim. laskutusvirheet) tai rahallinen hyvitys. Jos virhe tai sopimusrikkomus on suuri, se voi johtaa sopimuksen purkamiseen.

Henkilöstön koulutus

Ifin korvauskäsittely-yksiköiden hankintapäälliköt, konsernipalvelujen toimitila- ja hankintapäälliköt ja juristit ovat saaneet koulutusta alihankkijoiden toimintaperiaatteiden soveltamisesta. Korvauskäsittely-yksiköiden hankintapäälliköt saavat koulutusta myös toimialakohtaisista vaatimuksista.

Topdanmark

Topdanmark haluaa auttaa asiakkaitaan parhaalla mahdollisella tavalla ennen korvausta, korvauskäsittelyn aikana ja sen jälkeen. Tämä tapahtuu alihankkijaverkoston avulla, joka esimerkiksi käsittelee rakennuksiin, moottoriajoneuvoihin, matkustamiseen ja onnettomuuksiin liittyviä korvauksia. Topdanmark hankkii myös ulkopuolista konsultointia, toimistotarvikkeita ja IT-laitteita yhtiön oman toiminnan tarpeisiin.

Topdanmark haluaa hankinnasta riippumatta rakentaa luotettavan ja ammattitaitoisen yhteistyön alihankkijan kanssa keskittyen laatuun, vastuuseen ja vastuullisuuteen. Toimitusketjun sosiaaliset, ilmasto- ja ympäristönäkökohdat ovat tärkeitä tekijöitä Topdanmarkin pyrkimyksissä olla vastuullisempi. Vastuuton toiminta toimitusketjussa, kuten YK:n Global Compact -periaatteiden noudattamatta jättäminen, ei ole ainoastaan ristiriidassa Topdanmarkin vastuullisuuspolitiikan kanssa, vaan se voi myös vahingoittaa yhtiön mainetta ja vaikuttaa tulokseen.

Alihankkijoiden vastuullisuusohjelma

Topdanmarkin alihankkijoiden vastuullisuusohjelma koostuu:

  • alihankkijoiden toimintaperiaatteista, joissa asetetaan vähimmäisvaatimukset alihankkijoille, jotka toimittavat tavaraa ja palveluja Topdanmarkille sopimussuhteella, ja jotka on sisällytettävä uusiin sopimuksiin ja neuvoteltava mukaan olemassa oleviin sopimuksiin
  • ESG-seulonnasta (vaihtelee muun muassa alihankkijan toimialan, maantieteellisen sijainnin ja koon, suoritettavan työn tyypin ja muiden riskiin liittyvien näkökohtien mukaan) ja kyselylomakkeista, joiden on oltava osa hankintaprosessien tarjousvaihetta
  • lisäyhteistyöstä ja sopimusvaatimuksista, jotka on otettava käyttöön valittujen alihankkijoiden kohdalla, mikäli sitä pidetään tarpeellisena kokonaisanalyysin perusteella
  • valittujen alihankkijoiden on auditoinnista
  • vastuullisuuteen keskittymisestä ohjaamalla muun muassa toimistotarvikkeiden hankintoja, messujen materiaaleja ja tapahtumia entistä enemmän kestävämpiin vaihtoehtoihin.

Henkilöstön koulutus

Topdanmarkin hankintaosasto saa koulutusta yhtiön alihankkijoiden toimintaperiaatteisiin ja riskiarviointeihin.

Hastings

Hastings tekee tiivistä yhteistyötä alihankkijoidensa kanssa, jotta yrityksen standardeista, arvoista, ja periaatteista voidaan viestiä alihankkijoille. Samalla Hastings haluaa varmistaa, että alihankkijat haluavat auttaa Hastingsia tarjoamaan parhaat hinnat, tuotteet ja palveluratkaisut yrityksen asiakkaiden ja työntekijöiden tarpeisiin. Kestävyysnäkökohdat ovat osa Hastingsin kaikkia hankintatoimia, mukaan lukien alihankkijoiden valinta, sopimukset ja jatkuva vuoropuhelu. Näin taataan, että Hastings tekee hankintoja, joilla on selkeitä ympäristöetuja ja sosiaalista hyötyjä.

Parantaakseen riskienhallintaa ja yhteistyötä alihankkijoidensa kanssa Hastings soveltaa keskeisiä palveluja tarjoaviin alihankkijoihin alihankkijasuhteiden hallintaan tarkoitetun viitekehyksen mukaista due diligence -prosessia. Kriittisiä alihankkijoita tarkastellaan läpi vuoden, joko kuukausittain tai vuosineljänneksittäin, jolloin palvelutasosta sekä prosessien ja toimintatapojen noudattamisesta voidaan keskustella ja tarvittaessa tehdä parannuksia.

Alihankkijoiden riskiarvioinnit ja auditoinnit

Hastings tekee alihankkijoiden riskiarviointeja yhtiön alihankkijoiden hallinnan protokollan (Supplier Management Protocol) mukaisesti, ja suhteuttaa arviot alihankkijan kokoon ja sen mahdollisiin vaikutuksiin Hastingsin liiketoimintaan. Arvioinnit ovat lisäksi yhdenmukaisia yhtiön julkisen lausunnon kanssa, joka tukee Iso-Britannian Modern Slavery Act 2015 -lakia.

Alihankkijoiden hallinnan protokollaan sisältyy kolmannen osapuolen tarjoama due diligence -palvelu, jota suurin osa Hastingsin strategisista alihankkijoista käyttää. Osana palvelua kolmannen osapuolen palveluntarjoaja käy läpi ja varmistaa vastaukset, jotka yhtiön alihankkijat ovat antaneet kysymyslomakkeisiin.

Hastings pidättää oikeuden toteuttaa auditointeja, kun se on tarkoituksenmukaista ja mahdollista yhtiön kolmannen osapuolen kanssa tekemien alihankkijasopimusten puitteissa. Auditointien kirjo on laaja. Perusteena voivat olla esimerkiksi sääntelyviranomaisten pyyntöjen täyttäminen tai maksujen, palvelujen ja turvallisuusvaatimusten tarkistaminen.

Hastingsin alihankkijasuhteiden hallinnan viitekehys varmistaa, että yhtiö arvioi säännöllisesti yhteistyötään kolmansien osapuolten kanssa sekä sopimuksen mukaisen yhteistyön tuloksellisuutta ja tehokkuutta. Tämä auttaa ennaltaehkäisemään ongelmia ja välttämään oikeudellisiin ehtoihin vetoamista mahdollisimman pitkälle. Hastingsin oikeutta toteuttaa auditointeja ei ole rajoitettu ja yhtiöllä on oikeus toteuttaa uudelleenauditointeja, jos se koetaan tarpeelliseksi.

Mandatum

Mandatum-konsernin yhtiöillä on ulkoistus- ja hankintapolitiikat, joita ulkoistamisesta ja hankinnoista vastaavien työntekijöiden on noudatettava. Lisäksi Mandatum noudattaa toimitusketjun hallintaa koskevia sääntelyvaatimuksia ja päivittää yrityksen politiikkoja sen mukaan.

Alihankkijoiden riskiarvioinnit ja auditoinnit

Mandatum tekee alustavan riskiarvioinnin kaikille liiketoiminnan kannalta kriittisille alihankkijoille ennen yhteistyön alkua. Arvioinnissa tarkastellaan esimerkiksi alihankkijan rahoitusta ja vakavaraisuutta, operatiivista sietokykyä ja liiketoiminnan jatkuvuutta, oikeudellisia riskejä, vaatimustenmukaisuuteen liittyviä kysymyksiä, tietosuojaa, maineeseen liittyviä riskejä sekä eturistiriitoja.

Lisäksi Mandatum tekee alihankkijoiden auditointeja, jotka perustuvat sopimusvaiheessa tehtyyn alustavaan riskiarviointiin. Mandatum hyödyntää sekä etänä (off-site) että paikan päällä tehtäviä (on-site) auditointeja. Etänä tehtävissä auditoinneissa Mandatum käyttää kyselylomakkeita. Etänä tehtyihin auditointeihin voi sisältyä myös aineiston läpikäyntiä ja haastatteluja, jos se katsotaan tarpeelliseksi. Paikan päällä suoritettavia auditointeja ovat esimerkiksi haastattelut, vierailut ja aineiston läpikäynnit. Koronapandemian aikana paikan päällä tehtävät auditoinnit on tehty etänä.

Auditointien tiheys riippuu alkuperäisestä riskiarvioinnista ja/tai viimeisimmän auditoinnin tuloksista. Jos tuloksissa havaitaan puutteita, tarkastuksen laajuutta ja kattavuutta voidaan lisätä.

Mandatum ei aloita yhteistyötä alihankkijan kanssa, jos alihankkija ei täytä Mandatumin asettamia vaatimuksia. Jos alihankkijan huomataan toimivan vaatimusten vastaisesti yhteistyön aikana, alihankkijalle annetaan mahdollisuus korjata ongelmakohdat. Jos alihankkija ei korjaa ongelmia, Mandatum vaihtaa alihankkijaa.

Päivitetty 25.4.2022