Epäkohtien raportointi
Sampo-konsernin yhtiöt kannustavat työntekijöitään ilmoittamaan epäkohdista, epäeettisistä toimintatavoista ja mahdollisista lainsäädännön tai siihen liittyvien säännösten tai sisäisten politiikkojen rikkomuksista.
Epäkohtien raportointi konserniyhtiöissä
Ifin intranetissä on linkit tapahtumien ja epäilyjen raportointia varten. Raportointityökalut ovat saatavilla kaikille, joilla on Ifin työasema ja käyttäjätunnus. Jokaisen työkalun käyttötarkoitus on tarkasti määritelty varmistamaan IT-tapahtumien, tietosuojaloukkausten, petos- ja rahanpesuepäilyjen sekä uhkaavien tilanteiden ja häirintään liittyvien toimenpiteiden tehokas hallinta. Lisäksi intranetistä löytyy ”Oops” kanava, jonka kautta kerätään tilastoja sekä tunnistetaan ja seurataan riskejä. Oops on päätietokanta kaikille liiketoiminnan tapahtumille, joilla on tai olisi saattanut olla negatiivinen vaikutus Ifin liiketoimintaan, taloudelliseen asemaan, asiakkaisiin, suuren yleisön luottamukseen ja Ifin henkilökunnan turvallisuuteen. Kaikki tapaukset käydään läpi asianmukaisten prosessien mukaisesti työntekijän ja esihenkilön kesken, tarvittaessa HR:n tuella. Eettisiin loukkauksiin liittyvät tapaukset raportoidaan myös Ifin eettiselle komitealle.
Ifin työntekijät ovat yhtiön tärkein lähde mahdollisten väärinkäytösten tai rikkomusten havaitsemiseen. Työntekijöitä rohkaistaan raportoimaan avoimesti, mutta on myös mahdollista raportoida nimettömästi ilmoituskanavan (whistleblowing) kautta. Ilmoituskanavaa hallinnoi ulkopuolinen toimija ja siihen on pääsy myös ulkoisilla sidosryhmillä Ifin verkkosivujen kautta.
If kunnioittaa ihmisoikeuksia ja pyrkii välttämään ihmisoikeuksien loukkaamista sekä puuttumaan haitallisiin vaikutuksiin, joihin If voi olla osallisena. Ifin eettisissä toimintaperiaatteissa todetaan selkeästi, että If ei hyväksy minkäänlaista syrjintää, häirintää tai kiusaamista ja että Ifillä on työnantajana velvollisuus tarjota työntekijöilleen turvallinen työpaikka. Ifin raportointityökalut ovat helposti saatavilla ja ne helpottavat virheiden ja sääntörikkomusten raportointia sekä auttavat samalla kehittämään Ifin liiketoimintaprosesseja ja työympäristöä.
Raportointimenettelyt on kehitetty Ifin periaatteiden mukaisesti varmistamaan avoin ja luottamuksellinen sekä Ifin yrityskulttuurin ja arvojen mukainen ilmapiiri. Vuosittaisen psykososiaalisen työympäristökyselyn kysymykset ”Voin ilmaista vastakkaisen mielipiteen pelkäämättä seuraamuksia” ja ”Uskon, että riidat ja konfliktit ratkaistaan työympäristössäni hyvällä tavalla” antavat osviittaa työntekijöiden halukkuudesta ilmaista avoimesti mielipiteensä ja kertoa epäkohdista sekä raportointityökalujen toimivuudesta.
Topdanmark kannustaa avoimen keskustelun kulttuuriin, jossa epäkohtia voi ilmaista ja käsitellä ennakoivasti. Työntekijöitä rohkaistaan ilmoittamaan epäeettisistä käytännöistä tai mahdollisista toimintaohjeiden ja niiden periaatteiden, lakien, määräysten tai sisäisten käytäntöjen rikkomuksista suoraan esimiehelle, henkilöstöosastolle tai ilmoituskanavan kautta rikkomuksen luonteesta riippuen. Työntekijät voivat ilmoittaa kiusaamiseen, häirintään tai uhkaaviin tilanteisiin liittyvistä tapauksista myös yhtiön intranetissä. Palkitsemiseen, työmäärään, epäselviin ylennyksiin tai muita työoloihin liittyviä epäkohtia voi raportoida ammattiliiton edustajille.
Hastingsilla on palautemenettely, jota työntekijät voivat käyttää työsuhteeseensa liittyvien huolenaiheiden ilmoittamiseen. Menettelyssä pyritään ensisijaisesti löytämään ratkaisu vapaamuotoisesti, mutta menettely sisältää myös muodollisen prosessin, joka aloitetaan, mikäli vapaamuotoinen menettely ei ole tuottanut tulosta. Hastingsin lähestymistavassa työskennellään yhdessä työntekijöiden kanssa epäkohtien ratkaisemiseksi, joten prosessi ei ole anonyymi.
Työntekijät voivat raportoida epäilyksiä laittomasta tai sopimattomasta toiminnasta nimettömänä Hastingsin intranetissä olevan ilmoituskanavan (whistleblowing) kautta. Ilmoitukset käsitellään prosessin mukaisesti.
Mandatumin johto kuuntelee työntekijöiden huolenaiheita, kehitysideoita ja kannustaa antamaan palautetta. Henkilöstökyselyn mukaan Mandatumin työntekijät kokevat voivansa vaikuttaa ja että heidän huolensa ja ehdotuksensa huomioidaan päätöksenteossa.
Mandatumilla on epäkohtien raportointia varten useita luottamuksellisia kanavia, jotka ovat kaikkien työntekijöiden saatavilla.
- Häirintätapauksista voi ilmoittaa luottamuksellisesti yhtiön intranetissä olevan ilmoituskanavan kautta. Kaikki viestit käsitellään mahdollisimman luottamuksellisesti ja vain tarvittavat henkilöt ovat läsnä kokouksissa ja mukana kirjeenvaihdossa. Asiakirjoja säilytetään kansiossa, johon vain asianosaisilla henkilöstöyksikön työntekijöillä on pääsy. Työntekijöiden edustajat ovat myös hyväksyneet korkean luottamuksellisuuden ja työntekijöitä on kuultu prosessin suunnittelussa. Työntekijöitä koskevat uhkatilanteet käsitellään aina suoraan työntekijän, hänen esihenkilönsä ja henkilöstöyksikön kanssa.
- Mahdolliset tietosuojaloukkaukset ja operatiivisiin riskeihin liittyvät tapahtumat raportoidaan intranetissä olevan linkin kautta riskienhallinnalle.
- Sääntelyn tai sisäisten toimintaperiaatteiden tai -ohjeiden epäillystä rikkomisesta voi raportoida nimettömänä Whistleblowing -kanavan kautta. Mandatum-konsernin Compliance-toiminto käsittelee Whistleblowing -kanavan kautta tulleet ilmoitukset luottamuksellisesti.
Päivitetty