Vastuullinen toimitusketjun hallinta

Toimitusketjut ovat tärkeä osa Sampo-konsernin tuotteiden ja palvelujen vastuullisuutta. Sampo-konserni ostaa merkittäviä määriä tuotteita ja palveluja erityisesti korvausten käsittelyn yhteydessä, joten yhtiöllä on vaikutusta talouteen, ympäristöön ja ihmisiin. Vastuullisuusnäkökohdat voivat aiheuttaa merkittäviä maine- ja operatiivisia riskejä, ellei niitä hallita oikein.

Sampo-konsernin alkupään arvoketjuun kuuluvat toimistotuotteiden ja -palvelujen alihankkijat (esim. IT-palvelujen toimittajat, ulkoiset datantarjoajat), jotka tukevat liiketoimintaa. Arvoketjun loppupäässä Sampo-konsernilla on laaja alihankkija- ja kumppaniverkosto, josta merkittävän osan muodostavat korvauskäsittelyn ja vahingontorjunnan parissa työskentelevät alihankkijat (esim. ajoneuvo- ja kiinteistökorjausurakoitsijat) sekä terveys- ja matkapalvelukumppanit.

Suhteet alihankkijoihin vaihtelevat ostetun tuotteen tai palvelun tyypin mukaan, ja ne voivat olla pitkäaikaisia tai lyhytaikaisia, sopimukseen perustuvia tai perustumattomia taikka projektiin tai tapahtumaan perustuvia. Sampo-konsernilla voi esimerkiksi olla korjaamoverkostoja, joilla on pitkäaikainen sopimussuhde yhtiön kanssa. Toisaalta tietyt alihankkijat, kuten ulkopuoliset konsultit, palkataan tyypillisesti projektikohtaisesti, ja ne voivat olla joko pitkä- tai lyhytaikaisia. Sampo-konsernin alihankkijoilla voi olla toimialakohtaisia ominaisuuksia, mutta ne vaihtelevat ostetun tuotteen ja palvelun mukaan. Esimerkiksi jälleenrakentaminen on yleensä erittäin työvoimavaltaista. Irtaimistovahinkojen korvaaminen on puolestaan pääomavaltaista, kun esine korvataan uudella vastaavalla esineellä, mutta työvoimavaltaista, jos esine korjataan.

Hallintotapa

Sampo-konsernin toimintaperiaatteet asettavat konsernitason vaatimukset vastuulliselle toimitusketjujen hallinnalle. Toimintaperiaatteiden mukaan Sampo-konserni edellyttää alihankkijoiden ja muiden yhteistyökumppanien noudattavan yhtiön toimintaperiaatteita omassa toiminnassaan ja alihankintaketjuissaan. Lisäksi Sampo-konserni pyrkii ottamaan ESG-näkökohdat, ilmastonmuutos mukaan lukien, huomioon toimitusketjun hallinnassa. Jokaisella konserniyhtiöllä on myös täydentäviä ja yksityiskohtaisempia politiikkoja, ohjeita ja prosesseja toimitusketjun hallintaan (esim. alihankkijoiden toimintaperiaatteet, vastuullisuuspolitiikat, hankintapolitiikat). Sampo-konsernin työntekijät, jotka työskentelevät alihankkijoiden kanssa (esim. korvauskäsittelyssä, hankintaosastoilla, konsernipalveluissa, lakiosastoilla), saavat koulutusta aiheeseen liittyvistä politiikoista ja prosesseista.

Sampo-konserni on sitoutunut kannustamaan ja tukemaan alihankkijoitaan ja kumppaneitaan vastuullisten liiketoimintamallien käyttöönotossa. Esimerkiksi yrityskohtaiset politiikat, kuten vastuullisuuspolitiikat ja alihankkijoiden toimintaperiaatteet, korostavat, että ympäristöystävälliset vaihtoehdot ovat etusijalla toimistotarvikkeita ja palveluja hankittaessa. Vaatimalla aktiivisesti innovatiivisia ratkaisuja, resurssitehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta alihankkijoilta Sampo-konserni pyrkii minimoimaan kielteiset vaikutuksensa ja edistämään kestävää tuotantoa ja kulutusta. Selkeät vaatimukset ja läheinen yhteistyö alihankkijoiden ja muiden kumppaneiden kanssa antaa Sampo-konsernille mahdollisuuden kehittää liiketoimintaansa ja edistää samalla kestävää kehitystä.

Alihankkijoiden toimintaperiaatteet

Sampo-konsernilla on alihankkijoiden toimintaperiaatteita, joissa määritellään vähimmäisvaatimukset, joiden noudattamista yhtiö edellyttää alihankkijoiltaan. YK:n Global Compact -aloitteen kymmeneen periaatteeseen ja niiden taustalla oleviin sopimuksiin ja julistuksiin perustuvat toimintaperiaatteet kattavat esimerkiksi ihmisoikeudet, työkäytännöt, ympäristönsuojelun ja ilmastonmuutoksen sekä korruption vastaisen työn. Alihankkijoiden on esimerkiksi varmistettava kaikkien työntekijöiden oikeudenmukainen ja tasapuolinen kohtelu, toteutettava asianmukaisia toimenpiteitä yksityisyydensuojasta ja salassapidosta huolehtimiseksi, edistettävä ympäristöystävällisten toimintatapoja kehitystä ja käyttöä sekä kilpailtava reilusti ja rehellisesti.

Toimialakohtaiset vaatimukset

Toimintaperiaatteiden lisäksi Sampo-konsernilla on lisävaatimuksia tietyille alihankkijoille. Esimerkiksi Ifin kiinteistö- ja ajoneuvokorjausurakoitsijoiden on myös noudatettava yhtiön toimialakohtaisia ympäristövaatimuksia, jotka sisällytetään ostosopimuksiin. Yleisesti vaatimukset koskevat kuljetuksia, energiankulutusta, materiaalien käyttöä, vedenkulutusta sekä kemikaalien, vaarallisten aineiden ja jätteiden käsittelyä. Kiinteistökorjausurakoitsijoille tarkoitetut toimialakohtaiset ympäristövaatimukset sisältävät vaatimuksen korjata enemmän, vähentää materiaalinkulutusta, purkaa vähemmän ja lisätä etätyötä videon ja antureiden avulla. Ne edellyttävät myös, että materiaalit tilataan suoraan vahinkopaikalle kuljetuksen vähentämiseksi, ympäristösertifioidun materiaalin käyttöä, jos sellaista on saatavilla, ja sähkö- ja hybridiajoneuvojen käytön lisäämistä. Keskeisiä toimialakohtaisia ympäristövaatimuksia ajoneuvokorjausurakoitsijoille ovat korjaaminen uusien osien käytön sijaan ja varaosien uudelleenkäyttö. If on myös asettanut tavoitetasot muovikorjauksille ja käytetyille osille, ja näitä seurataan ja niistä raportoidaan säännöllisesti.

Korjausprosessien yhteydessä syntyvän jätteen ja materiaalien asianmukainen käsittely on Sampo-konsernille tärkeää. Siksi yhtiö kannustaa urakoitsijoita minimoimaan resurssien ja materiaalien kulutuksen ja käyttämään uudelleen ja kierrättämään mahdollisimman paljon. Säännöllinen seuranta käytäntöjen noudattamisen varmistamiseksi toteutetaan muun muassa raportoinnin ja fyysisten tapaamisten kokousten avulla.

Alihankkijoihin liittyvät tavoitteet

Sampo-konserni on asettanut alihankkijoilleen vapaaehtoisen tieteeseen perustuvan ilmastotavoitteen tytäryhtiötasolla. Tavoitteen mukaan If kannustaa alihankkijoitaan ilmastotoimiin siten, että vuoteen 2028 mennessä 30 prosenttia korvaustoiminnassa käytettyjen tavaroiden ja palvelujen kokonaisostosta hankitaan alihankkijoilta, jotka ovat asettaneet tieteeseen perustuvia ilmastotavoitteita. Edistymistä tavoitteeseen nähden seurataan säännöllisesti ja raportoidaan ulkoisesti osana Sampo-konsernin vuosittaista vastuullisuusraportointia. Tieteeseen pohjautuvat ilmastotavoitteen lisäksi Sampo-konsernilla on muita sisäisiä mittareita ja tavoitteita toimitusketjuun liittyvän työn seuraamiseksi.

Alihankkijoiden seuranta

Sampo-konserni tekee yhteistyötä alihankkijoidensa kanssa ja seuraa niiden toimintaa säännöllisesti (esim. kuukausittain, kvartaaleittain, vuosittain) esimerkiksi kyselyjen, seulonnan, toimipaikkavierailujen ja muiden tapaamisten, raportoinnin ja auditointien avulla. Toimenpiteitä voidaan suhteuttaa alihankkijan kokoon, tyyppiin ja alihankkijan mahdolliseen vaikutukseen Sampo-konsernin liiketoimintaan. If esimerkiksi arvioi kaikki uudet ja nykyiset suuret alihankkijat ja tekee tarkastuksia varmistaakseen, että yhtiön käytäntöjä, kuten alihankkijoiden toimintaperiaatteita, noudatetaan.

Korjaavat toimenpiteet ja yhteistyön kehittäminen

Jos Sampo-konserni havaitsee puutteita periaatteiden mukaan toimimisessa, ensimmäinen askel säännösten noudattamatta jättämisen korjaamiseksi on varmistaa mitä on tapahtunut, ja selvittää tapahtuneeseen johtaneet syyt. Analyysin tuloksista riippuen korjaavia toimiva voivat olla esimerkiksi prosessien parantaminen, virheiden korjaaminen (esim. laskutusvirheet), rahallinen hyvitys tai auditointi. Jos virhe tai sopimusrikkomus on suuri, se voi johtaa yhteistyösopimuksen purkamiseen.