Vastuullinen toimitusketjun hallinta

Toimitusketjut ovat tärkeä osa Sampo-konsernin tuotteiden ja palvelujen vastuullisuutta. Konserni ostaa merkittäviä määriä tuotteita ja palveluja erityisesti korvausten käsittelyn yhteydessä, joten yhtiöllä on vaikutusta talouteen, ympäristöön ja ihmisiin. Vastuullisuusnäkökohdat voivat aiheuttaa merkittäviä maine- ja operatiivisia riskejä, ellei niitä hallita oikein.

Sampo-konsernin alkupään arvoketjuun kuuluvat toimistotuotteiden ja -palvelujen alihankkijat (esim. IT-palvelujen toimittajat, ulkoiset datantarjoajat), jotka tukevat liiketoimintaa. Arvoketjun loppupäässä konsernilla on laaja alihankkija- ja kumppaniverkosto, josta merkittävän osan muodostavat korvauskäsittelyn ja vahingontorjunnan parissa työskentelevät alihankkijat (esim. ajoneuvo- ja kiinteistökorjausurakoitsijat) sekä terveys- ja matkapalvelukumppanit. Sampo-konsernin suorat alihankkijat (ensimmäisen tason Tier 1 -alihankkijat) kartoitetaan esimerkiksi niiden palvelu- ja/tai tuotekategorian sekä menojen mukaan.

Suhteet alihankkijoihin vaihtelevat ostetun tuotteen tai palvelun tyypin mukaan, ja ne voivat olla pitkäaikaisia tai lyhytaikaisia, sopimukseen perustuvia tai perustumattomia taikka projektiin tai tapahtumaan perustuvia. Sampo-konsernilla voi esimerkiksi olla korjaamoverkostoja, joilla on pitkäaikainen sopimussuhde yhtiön kanssa. Toisaalta tietyt alihankkijat, kuten ulkopuoliset konsultit, palkataan tyypillisesti projektikohtaisesti, ja ne voivat olla joko pitkä- tai lyhytaikaisia. Sampo-konsernin alihankkijoilla voi olla toimialakohtaisia ominaisuuksia, mutta ne vaihtelevat ostetun tuotteen ja palvelun mukaan. Esimerkiksi jälleenrakentaminen on yleensä erittäin työvoimavaltaista. Irtaimistovahinkojen korvaaminen on puolestaan pääomavaltaista, kun esine korvataan uudella vastaavalla esineellä, mutta työvoimavaltaista, jos esine korjataan.

Vastuullisen hankinnan ja due diligence -käytännöt

Sampo-konserni ottaa hankinta ja due diligence -käytäntöjensä avulla toimitusketjun hallinnassa huomioon ympäristöön, sosiaaliseen vastuuseen ja hallintotapaan (ESG) liittyvät näkökohdat. Due diligence -prosessit ovat osa konsernin yleisiä riskienhallintakäytäntöjä ja ne ovat linjassa OECD:n monikansallisille yrityksille suunnattujen toimintaohjeiden kanssa. Näiden prosessien myötä Sampo-konserni voi tunnistaa, välttää ja käsitellä alihankkijoihin sekä vakuutus- ja sijoitustoimintaan liittyviä mahdollisia ja todellisia haitallisia vaikutuksia liittyen ihmisoikeuksiin, työelämän oikeuksiin, ympäristöön ja korruptionvastaiseen toimintaan. Sampo-konserni on sitoutunut kehittämään vastuullisen hankinnan ja due diligence -käytäntöjään jatkuvasti muun muassa järjestelmien ja työkalujen kehittämisen ja käyttöönoton, alihankkijadatan parantamisen, alihankkijoiden valvonnan tehostamisen sekä vaikuttavan sidosryhmävuorovaikutuksen avulla.

Politiikat ja sitoumukset

Sampo-konsernin toimintaperiaatteet asettavat konsernitason vaatimukset vastuulliselle toimitusketjujen hallinnalle. Toimintaperiaatteiden mukaan Sampo-konserni edellyttää alihankkijoiden (mukaan lukien alihankkijoiden alihankkijoiden) ja muiden yhteistyökumppanien noudattavan yhtiön toimintaperiaatteita omassa toiminnassaan ja alihankintaketjuissaan. Lisäksi jokaisella konserniyhtiöllä on täydentäviä ja yksityiskohtaisempia politiikkoja, ohjeita ja prosesseja toimitusketjun hallintaan (esim. alihankkijoiden toimintaperiaatteet, vastuullisuuspolitiikat, hankintapolitiikat).

Alihankkijoiden toimintaperiaatteissa määritellään vähimmäisvaatimukset, joiden noudattamista yhtiö edellyttää alihankkijoiltaan. YK:n Global Compact -aloitteen kymmeneen periaatteeseen ja niiden taustalla oleviin sopimuksiin ja julistuksiin perustuvat toimintaperiaatteet kattavat esimerkiksi ihmisoikeudet, työkäytännöt, ympäristönsuojelun ja ilmastonmuutoksen sekä korruption vastaisen työn. Alihankkijoiden on esimerkiksi varmistettava kaikkien työntekijöiden oikeudenmukainen ja tasapuolinen kohtelu, toteutettava asianmukaisia toimenpiteitä yksityisyydensuojasta ja salassapidosta huolehtimiseksi, edistettävä ympäristöystävällisten vaihtoehtojen kehitystä ja käyttöä sekä kilpailtava reilusti ja rehellisesti.

Toimitusketjun hallintaa koskevissa politiikoissaan Sampo-konserni on sitoutunut kannustamaan ja tukemaan alihankkijoitaan ja yhteistyökumppaneitaan vastuullisten toimintamallien käyttöönotossa. Esimerkiksi yrityskohtaiset vastuullisuuspolitiikat korostavat, että ympäristöystävälliset vaihtoehdot ovat etusijalla toimistotarvikkeita ja palveluja hankittaessa. Vaatimalla aktiivisesti innovatiivisia ratkaisuja, resurssitehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta alihankkijoilta, Sampo-konserni pyrkii hallitsemaan toimitusketjuun liittyviä riskejä, minimoimaan kielteiset vaikutuksensa sekä edistämään kestävää tuotantoa ja kulutusta. Selkeät vaatimukset ja läheinen yhteistyö alihankkijoiden ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa antavat konsernille mahdollisuuden kehittää riskienhallintaansa ja liiketoimintaansa sekä edistää samalla kestävää kehitystä. Sampo-konsernin työntekijät, jotka työskentelevät alihankkijoiden kanssa (esim. korvauskäsittelyssä, hankintaosastoilla, konsernipalveluissa, lakiosastoilla), saavat koulutusta aiheeseen liittyvistä politiikoista ja prosesseista.

Alihankkijoiden toimintaperiaatteiden lisäksi Sampo-konsernilla on ostosopimuksiin sisällytettyjä lisävaatimuksia tietyille alihankkijoille. Nämä voivat perustua esimerkiksi alihankkijan ESG-riskeihin, toimialaan, kokoon, maantieteellinen sijaintiin tai liiketoiminnalliseen merkitykseen. Esimerkiksi Ifin kiinteistö- ja ajoneuvokorjausurakoitsijoiden on noudatettava yhtiön toimialakohtaisia ympäristövaatimuksia, koskien kuljetuksia, energiankulutusta, materiaalien käyttöä, vedenkulutusta sekä kemikaalien, vaarallisten aineiden ja jätteiden käsittelyä, joilla varmistetaan, että korjausprosessien yhteydessä syntyvän jätteen ja materiaalien käsittely on asianmukaista. Kiinteistökorjausurakoitsijoille tarkoitetut toimialakohtaiset ympäristövaatimukset sisältävät vaatimuksen korjata enemmän, vähentää materiaalinkulutusta, purkaa vähemmän ja lisätä etätyötä videon ja antureiden avulla. Ne edellyttävät myös, että materiaalit tilataan suoraan vahinkopaikalle kuljetuksen vähentämiseksi, ympäristösertifioidun materiaalin käyttöä, jos sellaista on saatavilla, ja sähkö- ja hybridiajoneuvojen käytön lisäämistä. Keskeisiä toimialakohtaisia ympäristövaatimuksia ajoneuvokorjausurakoitsijoille ovat korjaaminen uusien osien käytön sijaan ja varaosien uudelleenkäyttö. If on myös asettanut tavoitetasot muovikorjauksille ja käytetyille osille, ja näitä seurataan ja niistä raportoidaan säännöllisesti.

Alihankkijoihin liittyvät tavoitteet ja mittarit

Sampo-konserni on asettanut alihankkijoilleen Science Based Targets initiative (SBTi) -aloitteen hyväksymän vapaaehtoisen tieteeseen perustuvan ilmastotavoitteen tytäryhtiötasolla. Tavoitteen mukaan If kannustaa alihankkijoitaan ilmastotoimiin siten, että vuoteen 2028 mennessä 30 prosenttia korvaustoiminnassa käytettyjen tavaroiden ja palvelujen kokonaisostosta hankitaan alihankkijoilta, jotka ovat asettaneet tieteeseen perustuvia ilmastotavoitteita. Tavoitteessa edistymistä seurataan ja siitä raportoidaan säännöllisesti.

Tieteeseen pohjautuvan ilmastotavoitteen lisäksi Sampo-konserni seuraa ja raportoi muita mittareita (ts. alihankkijoiden toimintaperiaatteet allekirjoittaneiden alihankkijoiden osuus, uudelleenkäytettyjen osien ja lasikorjausten osuudet autokorjauksissa) toimitusketjuun liittyvän työn seuraamiseksi. Sampo-konserni arvioi jatkossa tarvetta asettaa näihin liittyviä tavoitteita tai muita konsernitason mittareita ja ottaa niitä käyttöön, mikäli se katsotaan olennaiseksi.

Seuranta

Sampo-konserni tekee due diligence -prosessin mukaisesti yhteistyötä alihankkijoidensa kanssa ja seuraa näitä säännöllisesti (esim. kuukausittain, kvartaaleittain, vuosittain) esimerkiksi seulonnan ja riskiarviointien (esim. kyselyt), auditointien, toimipaikkavierailujen ja muiden tapaamisten, alihankkijoilta kerätyn palautteen (esim. tarjousprosessien aikana ja sopimusneuvotteluissa), sekä raportoinnin avulla. Toimenpiteitä voidaan suhteuttaa alihankkijan kokoon, tyyppiin ja alihankkijan mahdolliseen vaikutukseen konsernin liiketoimintaan. Lisäksi Sampo-konsernilla on ulkoisesti hallinnoituja whistleblowing-kanavia, joiden kautta työntekijät ja muut sidosryhmät voivat ilmoittaa epäkohdista nimettömästi, ja joita tukevat ilmoitusten käsittelyyn tarkoitetut määritellyt prosessit.

Jos alihankkijoiden toimintaperiaatteita rikotaan, konserni on yhteydessä alihankkijaan parantaakseen sen toimintaa, esimerkiksi pyytämällä tarvittaessa korjaavien toimenpiteiden suunnitelmaa hyväksyttäväksi. Sampo-konserni seuraa tilannetta ja mahdolliset jatkotoimet riippuvat alihankkijan toteuttamista korjaavista toimenpiteistä.

Korjaavat toimenpiteet

Jos Sampo-konserni havaitsee puutteita periaatteiden mukaan toimimisessa, ensimmäinen askel säännösten noudattamatta jättämisen korjaamiseksi on varmistaa mitä on tapahtunut, ja selvittää tapahtuneeseen johtaneet syyt. Analyysin tuloksista riippuen korjaavia toimiva voivat olla esimerkiksi prosessien parantaminen, virheiden korjaaminen (esim. laskutusvirheet), rahallinen hyvitys tai auditointi. Konserni voi irtisanoa yhteistyösopimuksen, jos virhe tai sopimusrikkomus on suuri tai alihankkija ei ryhdy korjaaviin toimiin kohtuullisessa ajassa. Sampo-konserni varmistaa, että kaikki tulokset ja korjaavat toimenpiteet ovat kansainvälisesti tunnustettujen ihmisoikeuksien ja paikallisen lainsäädännön mukaisia.

Raportointi ja viestintä

Sampo-konsernin keskeisiä vastuulliseen toimitusketjuun liittyviä raportointi- ja viestintämuotoja ovat Sampo-konsernin vuosittain ja kvartaaleittain julkaistava vastuullisuusraportointi ja verkkosivusto. Tämä sisältää raportoinnin ulkoisesti julkistetuista mittareista ja tavoitteista. Lisäksi kukin konserniyhtiö tuottaa raportointia omien lakisääteisten vaatimustensa mukaisesti.